Egy raktári leltár nem attól lesz gyors, hogy több ember kezébe kerül egy lista. Attól lesz gyors, hogy minden termék egyértelműen azonosítható, az adatok azonnal a megfelelő helyre kerülnek, és a csapat nem ugyanazt a polcot számolja újra. A mobil leltározás folyamata ezt a papíralapú, utólagos rögzítést váltja ki vonalkódolvasóval vagy adatgyűjtő terminállal végzett helyszíni adatfelvétellel.
A módszer kis üzletben, webáruházi raktárban, gyártóüzemben és több telephelyes készletkezelésben is működik. A tényleges előny azonban nem maga a kézi terminál. Az eredményt az előkészített cikktörzs, a jól olvasható címke, a megfelelő eszköz és az egyeztetés fegyelmezett rendje adja.
Mit jelent a mobil leltározás a gyakorlatban?
Mobil leltározáskor a dolgozó a raktárban, az üzlettérben vagy a telephelyen halad végig, és a termék vonalkódját közvetlenül egy mobil adatgyűjtővel vagy vezeték nélküli vonalkódolvasóval rögzíti. Az eszköz a termékazonosító mellett a darabszámot, a tárolási helyet, szükség esetén a gyártási számot vagy lejárati dátumot is átadhatja a készletkezelő rendszernek.
Ez lényeges különbség a papíros leltárhoz képest. Papíron előbb felírják a mennyiséget, majd valaki később begépeli azt. Mobil megoldásnál a leolvasás és az adatbevitel egy munkafolyamat. Kevesebb az elírás, hamarabb látszik az eltérés, és a leltározó nem a cikknevek között keresgél.
A megfelelő rendszer kiválasztása attól függ, milyen környezetben dolgoznak. Egy kisebb boltban elég lehet egy Bluetooth-os olvasó és egy készletkezelő alkalmazás. Nagyobb raktárban, sok cikkszámmal vagy gyengébb hálózati lefedettséggel inkább ipari adatgyűjtő terminál, strapabíró kivitel és offline adatgyűjtési lehetőség indokolt.
A mobil leltározás folyamata az előkészítéssel kezdődik
A leggyakoribb leltárhiba nem a számoláskor történik, hanem már a kezdés előtt eldől. Ha egy termék többféle vonalkóddal szerepel, hiányzik a címkéje, vagy a cikktörzsben nem egységes a megnevezés és a mértékegység, a legjobb terminál sem fog rendet tenni az adatokban.
Cikktörzs és leltárhatárok ellenőrzése
A leltár előtt tisztázni kell, mely készletek tartoznak az adott feladathoz. Ide tartozik a raktári áru, az üzlettéri készlet, a selejt, a vevői visszáru, a karanténkészlet és az úton lévő áru kezelése is. Nem minden vállalkozás ugyanúgy kezeli ezeket, ezért a leltár szabályát érdemes előre rögzíteni.
A cikktörzsben a vonalkódnak egyértelműen egy termékhez vagy egy csomagolási egységhez kell tartoznia. Különösen figyeljenek a darabos és kartonos kiszerelésekre. Ha ugyanaz a termék darabra és gyűjtőkartonban is mozog, mindkét egységhez külön, megfelelő azonosító és váltószám szükséges. Ellenkező esetben a rendszer látszólag eltérést jelez, valójában csak más mértékegységben történt a számolás.
Címkézés, mielőtt a csapat elindul
A mobil leltár alapja a jól olvasható vonalkód. A sérült, gyűrött, elkenődött vagy túl kicsi címke lelassítja az egész sort. A dolgozó ilyenkor kézzel keresi ki a terméket, vagy félreteszi későbbi azonosításra – mindkettő növeli a hibakockázatot.
A belső cikkszámmal ellátott áruknál célszerű tekercses termál címkét használni. Rövid idejű raktári felhasználásra a direkt termál címke általában megfelelő. Hő, napfény, súrlódás, vegyszer vagy hosszabb tárolás esetén a transzfertermál nyomtatás és a hozzá illesztett TTR festékszalag tartósabb eredményt ad. A címke anyagát nem a leltár napjára, hanem a termék teljes tárolási környezetére kell választani.
A polchelyek jelölése ugyanilyen fontos. Ha a rendszer tárhelyenként kezeli a készletet, a sorokat, állványokat és rekeszeket is vonalkóddal kell ellátni. Ilyenkor a dolgozó először a helyazonosítót, majd a terméket olvassa be. Ez lassabbnak tűnhet, de nagy raktárban sokkal pontosabb képet ad arról, mi hol található.
Eszközválasztás: az olvasási távolság is számít
Nem minden vonalkódolvasó való minden leltárfeladathoz. Pultnál, közelről leolvasható EAN-kódokhoz egy egyszerű kézi olvasó is elegendő lehet. Raktári állványoknál, sérültebb kódoknál vagy 2D kódoknál már más képességekre van szükség.
A lineáris, 1D olvasók a klasszikus vonalkódokat kezelik jól. Ha QR-kód, Data Matrix, sorozatszám vagy telefon kijelzőjén megjelenő kód is előfordul, 2D imager olvasót érdemes választani. Magas polcokhoz a nagy hatótávolságú kivitel csökkenti a létrázást és a felesleges árumozgatást. Hűtőházi, poros vagy intenzív használatú környezetben az ütésállóság, az IP-védelem és az akkumulátorcsere lehetősége is üzemi szempont.
A Zebra, Datalogic vagy más professzionális adatgyűjtő terminál előnye, hogy a leltározó egyetlen eszközön látja a feladatot, olvassa a kódot és rögzíti a mennyiséget. Ha a vállalatirányítási vagy készletkezelő szoftver támogatja, a dolgozó azonnal figyelmeztetést kaphat ismeretlen terméknél, rossz tárhelynél vagy már lezárt leltárzónánál.
Számolási rend nélkül a mobil eszköz is csak gyorsabb káosz
A leltárt területekre kell bontani. Egy dolgozó vagy egy kisebb csapat kapjon egyértelmű zónát, például A sor 1-10 állványát, egy üzlettéri osztályt vagy egy elkülönített raktárhelyiséget. A területi felosztás célja, hogy semmi ne maradjon ki, és ugyanazt a készletet se rögzítsék kétszer.
Érdemes a készletmozgásokat a leltár idejére leállítani, vagy szigorúan elkülönítve kezelni. Ha közben áru érkezik, komissiózás történik vagy az üzletből folyamatosan értékesítenek, dokumentálni kell, mikor és milyen mennyiség mozdult. Folyamatos működés mellett a teljes zárolás nem mindig reális, de ilyenkor a rendszernek és a munkatársaknak pontos szabály szerint kell kezelniük a mozgó készletet.
A tényleges számolás során a dolgozó beolvassa a tárhelyet, beolvassa a terméket, majd rögzíti a mennyiséget. Egyedi azonosítású termékeknél – például gépeknél, műszaki eszközöknél vagy bérelt eszközöknél – sokszor minden sorozatszám külön leolvasása szükséges. Ez hosszabb folyamat, de jelentősen javítja az eszköznyilvántartás megbízhatóságát.
Eltérések kezelése és visszaellenőrzés
A mobil rendszer akkor ad valódi kontrollt, ha az eltéréseket nem írják felül reflexből. Először azt kell megvizsgálni, hogy a termék jó cikkszámon, jó mértékegységben és jó tárhelyen szerepel-e. Gyakori eset, hogy az áru fizikailag megvan, csak egy közeli polcra, visszáru zónába vagy átmeneti tárolóba került.
A jelentősebb eltéréseket második számlálással célszerű ellenőrizni, lehetőleg másik munkatárssal. A vak visszaszámlálás – amikor az ellenőrző nem látja az első eredményt – segít kiszűrni azt is, ha valaki akaratlanul a már rögzített számhoz igazodik. Nagy értékű, gyorsan forgó vagy különösen érzékeny termékeknél ez a plusz lépés indokolt, alacsony értékű tömegárunál viszont a ráfordítás nem mindig térül meg.
Az egyeztetés után készülhet el a leltárjegyzék és a készletkorrekció. A korrekció előtt a felelős vezetőnek látnia kell, miből, melyik területen és milyen okból keletkezett eltérés. Így a leltár nem pusztán könyvelési kötelezettség, hanem jelzés arról is, hol hibás az átvétel, a komissiózás, a címkézés vagy a belső árumozgás.
Hogyan lesz gyorsabb a következő leltár?
A jó mobil leltározás nem évente egyszer kezdődik. A napi árumozgásoknál használt címkézés, a rendezett tárhelyek és a következetes beolvasás már előkészíti a következő ellenőrzést. A gyakori ciklusleltár különösen hasznos gyorsan forgó készletnél: nem egy nagy, megterhelő napon derül ki minden eltérés, hanem kisebb egységekben javítható a folyamat.
Érdemes figyelni arra is, mely termékeknél akad el rendszeresen az olvasás. Ha ugyanazokon a dobozokon kopik le a címke, nem a leltározót kell gyorsabb munkára ösztönözni, hanem tartósabb címkeanyagot, jobb nyomtatási beállítást vagy védettebb címkepozíciót kell választani. A Vonalkód etikett címke kínálatában a címke, a festékszalag, az olvasó és a nyomtató együtt is megtervezhető, ami sok kompatibilitási kérdést már a beszerzésnél megelőz.
A leltárnapon a gyors csipogás jó jel, de nem ez a cél. Az a jó rendszer, amelyiknél a beolvasott adat később is megállja a helyét, a címke a következő árumozgásnál is olvasható, és a csapat pontosan tudja, mit tegyen, ha a valóság nem egyezik a nyilvántartással.
